北九州市戸畑区医師会は区民の健康と安心をささえます
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〒804-0063 福岡県北九州市戸畑区正津町2-10
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個人情報保護方針

北九州市戸畑区医師会における個人情報の保護


はじめに

平成17年4月1 日より「個人情報の保護に関する法律」が全面施行されるにあたり、北九州市戸畑区医師会は、区民・会員及び会員医療機関並びに関係諸団体の個人情報を取り扱う事業者として、個人情報の保護を徹底するため個人情報の取り扱い並びにその管理に関し指針を設けることとした。

1)医師会としての義務
  1. 医師会が市民はもとより会員及び会員医療機関、介護福祉施設などの情報を入手することは、個人情報の取得にあたることから個人情報を取り扱うにあたり情報取得の際には「利用目的の特定(個人情報の保護に関する法律{以下『法』という}15条)」をしなければならない。
  2. 情報を入手するときは、「偽りその他不正の手段を用いてはならない(法17条)」し、その「個人データは正確かつ最新のものに保つように努めなければならない(法19条)」
  3. 取得した個人情報は、医師会において適切に管理される必要があり、個人情報が漏洩したり滅失することのないよう「安全管理措置(法20条)」を施さなければならない。すなわち、人的・物的・技術的な安全管理措置、対策を施す必要がある。この中には「従事者の監督(法21条)」や「委託先の監督(法22条)」も含まれる。
  4. 取得した個人情報は、特に認められた場合以外には、本人の同意なく第三者に提供してはならないという「第三者提供の制限(法23条)」にも留意しなければならない。また、本人に関する情報の開示を求められた場合は「開示の求めに応じる義務(法25条)」があり、個人情報が不適切である場合には「訂正等の求めに応じる義務(法26条)」があり、個人情報が不適切である場合は「利用停止等の求めに応じる義務(法27条)」がある。さらに、こうした開示・訂正・利用停止等の求めをはじめ、個人の不満や疑問に対処するために「苦情処理の体制を整備するよう努める義務(法31条)」がある。
2)具体的な運用マニュアル
  1. 利用目的の特定
    本会が収集した個人情報は本会の業務上必要な目的、もしくはそれと合理的な関連性のある範囲内で利用します。

    ① 市民の健診(検診)に際しては、得られたデータの利用目的を予め会場内に掲示するなどの方法で周知しておくこと。

    ② 会員を対象とするアンケート調査等の実施に際しては、調査目的を明らかにするとともに予め会員に周知すること。また、得られた調査結果は会員へ公表すること。

    ③ その他、本会が定款に定めた事業を遂行するために、本会指定の事業者や関係団体に必要最小限の情報を示して委託を行う場合。

    ④ 会員及び会員医療機関の医療情報の取り扱いに際しては、最新のものに保つよう努めること。

  2. 安全管理措置

    ① 従事者の監督

    ア.就業規則に個人情報保護の項目を追加すること。

    イ.すべての従事者は個人情報保護に関する誓約書を提出すること。

    ② 委託先の監督

    ア.医師会が外部の事業者に業務を委託する場合は、業務委託契約書の中に個人情報保護についての条項を追加するか、あるいは個人情報保護に関する確認書を取り交わすこと。

    イ.委託事業者の個人情報保護に関する遵守状況の報告を適時受けること。

    ③ 個人情報の保管

    ア.個人情報を保管する場合は、漏洩・滅失・毀損・盗難などの被害がないように必ず鍵のかかる場所または鍵のかかる保管庫にて管理すること。

    イ.個人情報をコンピューターを用いて管理する場合は、外部への漏洩を防ぐために特定の関係者だけがアクセスできるような体制やパスワードを設けるなど、適切な対応を整えること。

    ④ 安全管理責任者及び監査責任者の配置

    ア.個人情報の取り扱いに関する責任者を各部門に一人配置すること。
    また、それらを統括する者を置くことにより、情報の漏洩などのあらゆる報告を集約する体制を構築すること。
    監査責任者を配置し、個人情報を保護する管理体制が適正に運営されているか監査を受けるとともに、管理体制の見直しや改善に努める。

3)個人情報の第三者への提供
  1. 得られた個人情報を第三者に提供する場合は、以下の例外を除き、原則として本人の同意を必要とする。

    ア.法令に基づく場合

    イ.人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

    ウ.公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要があって本人の同意を得ることが困難であるとき。

    エ.国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき。

  2. 会員、会員医療機関あるいは関連する事業者の個人情報を上部医師会や地区医師会と交換することは同一組織内であるので、第三者への情報提供にはあたらない。
4)個人情報の開示・訂正に関する請求並びに苦情処理に関する窓口の設置
  1. 開示・訂正の求めや苦情処理に対応できる受付体制を整備すること
  2. 個人情報の開示・訂正の手順を整備し、会員及び関連諸団体に周知すること。
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北九州市戸畑医師会における個人情報(会員情報)の利用目的


本会が収集、保有する個人情報は本会の業務上必要な目的、または地区医師会や上部医師会、行政等との連携など、合理的な関連性のある範囲内において利用をいたします。

利用目的を超えて個人情報を取り扱うときは、法令に定める場合を除き、利用目的の追加を行うか、事前に本人の同意を得ることといたします。

利用目的に掲げた個人情報の利用や第三者への提供に同意されない場合は本会事務局(TEL:871-6326)までお申し出ください。

個人情報(会員情報)の利用目的
  1. 会員名簿の作成と履歴や異動等会員情報の管理
  2. 学校医、産業医、園医、介護認定審査委員等、各種嘱託医名簿の管理と関係機関との連携のために必要な業務
  3. 各種会費の賦課・徴収に関する業務
  4. 広報誌他、保健・医療・福祉関連等の配布物の発送
  5. 各種文書通知
  6. 学術講演会をはじめとした講演会・研修会等の案内
  7. 会員の福利厚生を目的とした損害保険・生命保険等の取り扱い業務
  8. 各種アンケート調査の実施と個人を特定しない形での集計
  9. その他、本会の定款に定めた事項を遂行するために必要な業務
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